Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

• Razón social: SIR TELECOMUNICACIONES S.A.S.
• NIT: 901.389.138-6
• Domicilio principal: Mz 2 Lote 14, Rancho Grande, Montería, Córdoba, Colombia.
• Sede de atención: Cra 7 # 9-38, Apto 02, San Pelayo, Córdoba, Colombia.
• Correo electrónico: sirtelecomunicacionessas@gmail.com
• Teléfono: +57 323 594 9009
• Sitio web: www.sirtel.com.co

SIR TELECOMUNICACIONES S.A.S. (en adelante, "SIR TELECOMUNICACIONES" o "la Empresa") es una empresa colombiana proveedora de servicios de telecomunicaciones y soluciones tecnológicas que, en desarrollo de su objeto social, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta.

2. Marco normativo y alcance

Esta Política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo relativo a datos financieros, crediticios y comerciales, la Ley 2300 de 2023 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), así como las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

Aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por SIR TELECOMUNICACIONES, físicos o digitales, respecto de usuarios y suscriptores, clientes potenciales, proveedores y contratistas, colaboradores y aspirantes, visitantes de nuestras sedes y del sitio web, y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante.
• Dato semiprivado: dato cuyo conocimiento puede interesar a un grupo de personas o a la sociedad, como los datos financieros y crediticios.
• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos biométricos (huella, voz, rostro), de salud, orientación política o religiosa.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

4. Principios

SIR TELECOMUNICACIONES aplica de manera armónica los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el Tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley.
• Finalidad: obedece a una finalidad legítima informada al Titular.
• Libertad: solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el Titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles por las personas autorizadas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: las personas que intervienen en el Tratamiento garantizan la reserva de la información.

5. Datos que recolectamos

Según la relación con el Titular, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, firma, fecha de nacimiento.
• Contacto: dirección de instalación y de correspondencia, municipio, estrato, teléfono, celular y correo electrónico.
• Contractuales y de servicio: plan contratado, número de contrato, historial de pagos, facturación, PQR, visitas técnicas y consumo del servicio.
• Financieros y crediticios: comportamiento de pago y reportes ante operadores de información, conforme a la Ley 1266 de 2008.
• Técnicos: dirección IP asignada, dirección MAC y datos de configuración de los equipos entregados en comodato, necesarios para la prestación del servicio.
• Sensibles: datos biométricos (huella dactilar, voz y rostro) para validación de identidad, e imágenes captadas por sistemas de videovigilancia en nuestras sedes.
• Laborales: hoja de vida, formación, experiencia, seguridad social y demás información de colaboradores y aspirantes.
• Navegación: preferencias de cookies y almacenamiento local del sitio web, según nuestra Política de cookies.

6. Tratamiento y finalidades

Los datos personales serán recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos para las siguientes finalidades:

6.1 Usuarios, suscriptores y clientes

• Verificar la identidad del Titular y su capacidad para contratar, incluida la validación mediante datos biométricos cuando el Titular lo autorice.
• Celebrar, ejecutar y terminar el contrato de prestación de servicios; activar, instalar, trasladar, suspender y reconectar los servicios.
• Facturar, recaudar, gestionar cartera y realizar cobro prejurídico y jurídico.
• Consultar y reportar información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio y financiero, previa comunicación con 20 días calendario de antelación.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y recursos (PQR), y brindar soporte técnico.
• Cumplir las obligaciones legales y regulatorias ante la CRC, el MinTIC, la SIC y demás autoridades, incluidos los reportes de información exigidos.
• Medir la calidad del servicio y la satisfacción del usuario.
• Enviar información comercial, publicitaria y promocional sobre productos y servicios propios o de aliados, a través de correo, SMS, llamadas o WhatsApp, cuando el Titular lo haya autorizado.
• Prevenir el fraude, las conexiones no autorizadas y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).

6.2 Clientes potenciales y visitantes del sitio web

• Responder solicitudes de información, cotizaciones y mensajes enviados por los formularios de contacto.
• Verificar cobertura y ofrecer los planes y soluciones solicitados.
• Recordar las preferencias de privacidad del sitio web.

6.3 Proveedores y contratistas

• Evaluar, seleccionar, contratar y pagar a proveedores; cumplir obligaciones tributarias, contables y de debida diligencia.

6.4 Colaboradores y aspirantes

• Adelantar procesos de selección, vinculación, nómina, seguridad social, bienestar, capacitación y gestión del talento humano.

6.5 Videovigilancia

• Garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones en nuestras sedes. Las imágenes se conservan por el tiempo necesario para esta finalidad y solo se entregan a autoridades competentes o al Titular cuando proceda.

7. Datos sensibles y de menores de edad

El Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles. Cuando se soliciten, se informará de manera explícita cuáles son sensibles y la finalidad del Tratamiento, y se obtendrá su autorización expresa conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos sensibles, salvo las excepciones legales.

SIR TELECOMUNICACIONES no contrata servicios con menores de edad. Cuando excepcionalmente trate datos de niños, niñas y adolescentes, lo hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

8. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargados del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por la ley.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SIR TELECOMUNICACIONES.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro.

9. Deberes de SIR TELECOMUNICACIONES

Como Responsable del Tratamiento, SIR TELECOMUNICACIONES se compromete a:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea procedente.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados por la ley.
• Exigir a los Encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Inscribir y mantener actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando le sea exigible.

10. Autorización del titular

La autorización se obtiene por cualquier medio que permita su consulta posterior: por escrito en el contrato de prestación de servicios, de forma oral en grabaciones de llamadas, mediante casillas de aceptación en los formularios de nuestro sitio web o mediante conductas inequívocas del Titular. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones, los datos de naturaleza pública o los casos de urgencia médica o sanitaria.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Área responsable

El Área de Atención al Cliente de SIR TELECOMUNICACIONES es la dependencia encargada de recibir y tramitar las consultas y reclamos sobre datos personales, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: sirtelecomunicacionessas@gmail.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 323 594 9009
• Formulario en línea: Radicar PQR
• Oficinas: Cra 7 # 9-38, Apto 02, San Pelayo y Mz 2 Lote 14, Rancho Grande, Montería.

La solicitud debe indicar la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección o medio de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.

Consultas (artículo 14, Ley 1581 de 2012)

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos (artículo 15, Ley 1581 de 2012)

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SIR TELECOMUNICACIONES.

12. Transmisión y transferencia de datos

SIR TELECOMUNICACIONES podrá transmitir datos personales a Encargados que le presten servicios, como plataformas de facturación y gestión de clientes, pasarelas de pago, proveedores de infraestructura tecnológica y almacenamiento en la nube, y aliados de instalación, quienes deberán tratarlos únicamente para las finalidades aquí descritas y bajo acuerdos de confidencialidad. Algunos de estos proveedores pueden almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia; en tales casos se verificará que ofrezcan niveles adecuados de protección conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 o se contará con la autorización del Titular.

Los datos podrán ser entregados a autoridades administrativas o judiciales que los requieran en ejercicio de sus funciones, y a operadores de información crediticia en los términos de la Ley 1266 de 2008.

13. Medidas de seguridad

SIR TELECOMUNICACIONES adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: control de acceso por roles, cifrado de las comunicaciones del sitio web (HTTPS), políticas de contraseñas, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con colaboradores y Encargados, y capacitación del personal.

14. Comunicaciones comerciales y de cobranza

En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, SIR TELECOMUNICACIONES solo contactará a los Titulares a través de los canales que hayan autorizado. Las gestiones de cobranza y el envío de ofertas comerciales se realizarán de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m.; nunca los domingos ni días festivos. El Titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales a través de nuestros canales de atención.

15. Vigencia y conservación

Esta Política rige a partir del 15 de septiembre de 2026. Los datos personales permanecerán en nuestras bases de datos durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento, la relación contractual y los plazos de conservación exigidos por normas contables, tributarias, comerciales y regulatorias. Cumplidas dichas finalidades y plazos, los datos serán suprimidos.

Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente a los Titulares a través del sitio web o de los canales de contacto registrados, antes de su implementación.